Sección de
Documentación
y Archivo
La Sección de Documentación y Archivo Institucional, actualmente dependen de la Sección de Recursos Humanos, como responsable de la administración del fondo bibliográfico, base de datos y hemeroteca en materia bananera (artículo 28, inciso a, b y c del Reglamento de Organización de CORBANA S.A.), el Centro de Documentación y Archivo tiene entre sus funciones;
1
Reunir, ordenar, conservar y clasificar la información especializada que posee el Centro de Documentación en la temática del banano.
2
Aplicar los procesos técnicos de catalogación, clasificación e indización al material bibliográfico velando por una adecuada gestión de la información que permita.
3
Planificar, coordinar, aplicar y supervisar los procesos técnicos como identificación, clasificación, ordenación, descripción, valoración, selección, eliminación, conservación y transferencias a los documentos, producidos y recibidos, de los Archivos de Gestión y del Archivo Central de CORBANA S.A. y subsidiarias
4
Normalizar los procesos y capacitar al personal relacionado con la gestión de documentos.
Actas de eliminación de documentos
En cumplimiento al reglamento a la ley N° 7202 “Artículo 27. Acta de Eliminación Las Instituciones productoras levantarán un acta, suscrita por un representante de la Unidad Administrativa Productora y el Jefe o Encargado del Archivo Central o quien este delegue, que contenga: el número de Sesión y fecha en que el CISED, aprobó los instrumentos de valoración documental, número de Resolución o número de Sesión y fecha en que la CNSED, autorizó la eliminación; todos los tipos y series documentales y la descripción de su contenido, sus fechas extremas y cantidad por eliminar. El acta se conservará en el Archivo Central y una copia en el Archivo de Gestión de la Unidad Productora. Las actas deberán publicarse por el plazo de un año en el sitio web de cada Institución.”